zarządzanie projektami

Elementy systemu zarządzania dużym przedsiębiorstwem wodociągowym

Zarządzanie eksploatacją wodociągów wraz ze wskazaniem odpowiedzialności za procesy

W warunkach normalnej eksploatacji, zarządzanie eksploatacją wodociągów sprowadza się w główniej mierze do działań regulacyjnych. Decyzje podejmowane są na różnych szczeblach, w zależności od rodzaju procesu. Decyzyjność wynika przede wszystkich z odpowiedzialności określonych w wewnętrznym regulaminie organizacyjnym przedsiębiorstwa. Rodzaj działań regulacyjnych zależy od pozyskiwanych informacji o funkcjonowaniu systemu wodociągowego. Działania są związane z bieżącym reagowaniem na wystąpienie zdarzenia w systemie wodociągowym, nie mają charakteru prewencyjnego.

Ze względu na rozbudowany schemat organizacyjny dużych przedsiębiorstw wodociągowych niezbędne jest jednoznaczne wskazanie osób odpowiedzialnych za dany proces. Brak przypisania zakresu odpowiedzialności generuje często niepotrzebne opóźnienie reakcji na zdarzenie, podjęcie odpowiednich działań i przeprowadzenie ich realizacji w całym zakresie.

Komunikacja wewnątrz organizacji

Komunikowanie się w organizacjach powiązane jest bezpośrednio z podstawowymi funkcjami zarządzania, czyli: planowaniem, organizowaniem, motywowaniem i kontrolą [15]. W sytuacji normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa przepływ informacji odbywa się w ramach wydziałów przedsiębiorstwa, bez konieczności komunikacji z innymi organizacjami [1]. Ze względu na rozbudowaną strukturę organizacyjną dużego przedsiębiorstwa wodociągowego, proces komunikacji jest w wysokim stopniu sformalizowany. Udostępnianie danych, przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi wydziałami odbywa się przede wszystkim w formie pisemnej, ewentualnie mailowej. Wymiana informacji pomiędzy pracownikami poszczególnych działów i odbywa się za zgodą bezpośredniego przełożonego. Taki model z jednej strony pozwala na zachowanie wysokiego stopnia dokładności w przekazywanych informacjach, jednak nie jest najkorzystniejszy w sytuacji realizacji projektu czy konieczności podjęcia szybkich decyzji lub realizacji konkretnych działań.

W dużych przedsiębiorstwach normą jest przyjęcie i wdrożenie normy ISO 9001 Zarządzania Jakością w zakresie m.in. produkcji i dystrybucji wody do picia. Polityka jakości jest utrzymywana na wszystkich szczeblach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Dzięki temu w przedsiębiorstwie funkcjonują procedury postępowania, które pomimo precyzyjnego opisu poszczególnych zadań i realizacji procesu komunikowania, nie zawsze są prawidłowo stosowane. W tym przypadku największe znaczenie ma czynnik ludzki.

Komunikacja z instytucjami spoza organizacji

W dużych przedsiębiorstwach wodociągowych, przede wszystkim obowiązującymi regulacjami dotyczącymi komunikacji są akty prawne, umowy z kontrahentami, czy wewnętrzne procedury. W niniejszym artykule skupiono się na zdarzeniu wymuszającym określoną ścieżkę komunikacji z powodu niespełnienia wymagań dotyczących jakości wody przeznaczonej do spożycia. W przypadku wystąpienia przekroczeń wartości parametrycznych jakości wody, przedsiębiorstwo zgodnie z § 7 ust. 5) – 7) Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi, zobowiązane jest do informowania o takim zdarzeniu właściwego państwowego powiatowego lub państwowego granicznego inspektora sanitarnego, do uzgodnienia z właściwym państwowym powiatowym lub państwowym granicznym inspektorem sanitarnym sposobu ustalenia miejsca i przyczyny niezgodności z wymaganiami oraz prowadzenia działań naprawczych w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia przekazania informacji [5]. Większość przedsiębiorstw z branży wodociągowo – kanalizacyjnej procedurę informacyjną uruchamia dopiero po potwierdzeniu przekroczeń wartości parametrycznych określonych w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie jakości wody przeznaczonej do spożycia przez ludzi. Potwierdzenie to zwykle polega na ponownym poborze próbki wody i wykonaniu analiz w określonym zakresie. Takie podejście wynika przede wszystkim z założenia, że przekroczenie może być powodem błędu na etapie prac pracowników laboratorium lub analizy. Zwykle okazuje się, że zdarzenie miało charakter incydentalny i po ponownym poborze nie odnotowuje się przekroczenia wartości parametrycznych.

W każdym przedsiębiorstwie powinna być wprowadzona zasada o każdorazowym przekazywaniu informacji o przekroczeniach wartości parametrycznych jakości wody. Takie podejście w połączeniu z poszerzonym terytorialnie obszarem badań jakości wody w sytuacji stwierdzenia przekroczenia wartości parametrycznych ma na celu ustalenie przyczyn i zasięgu zdarzenia. Jest to szczególnie istotne w przypadku parametrów mikrobiologicznych, dla których ze względu na dostępne metody analiz, uzyskanie wyniku jest możliwe dopiero po kilkunastu godzinach od poboru próbki wody. Nawet jeśli zdarzenie ma charakter incydentalny, obowiązek informacyjny istnieje, natomiast istotną kwestią jest sposób postepowania i podejmowania decyzji wewnętrznych jak i administracyjnych w takich sytuacjach. Oczywiście w każdym przypadku należy uwzględniać finalnego użytkownika systemu wodociągowego tj konsumenta wody, a szczególnie potencjalny negatywny wpływ zanieczyszczonej wody na jego zdrowie, jak również zagrożeń jaki może wywołać niewłaściwa informacja przekazana społeczeństwu.

Wdrożenie rozwiązań systemowych, opierających się na zarządzaniu projektami Coraz większa liczba danych technicznych pochodzących z realizacji poszczególnych zadań czy procesów w przedsiębiorstwie wodociągowym, takich jak np. dane dotyczące parametrów hydraulicznych pracy systemu, danych dotyczących jakości wody, realizacji prac remontowych i naprawczych, powoduje, że niezbędne jest wykorzystanie metod pozwalających na ich usystematyzowanie, przetworzenie, analizowanie, wyciąganie wniosków i archiwizowanie.

Przydatne mogą się tutaj okazać odpowiednio dobrane metodyki zarządzania projektami. Zarządzanie projektem polega na zastosowaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w działaniach projektu w celu spełnienia jego wymagań. Zarządzanie projektem realizuje się poprzez właściwe wykorzystanie i powiązanie ze sobą 47 logicznie pogrupowanych procesów zarządzania projektami należących do następujących pięciu grup procesów:

–– rozpoczęcia lub inicjowania (Initiating),

–– planowania (Planning),

–– realizacji (Executing),

–– monitorowania i kontroli (Monitoring and Controlling),

–– zakończenia lub zamykania (Closing).

Zarządzanie projektami na poziomie organizacji to model realizacji strategii wykorzystujący zarządzanie projektami, programami i portfelami, a także rozwiązania będące motorami działania organizacji w celu konsekwentnej i przewidywalnej realizacji strategii organizacyjnej owocującej większą wydajnością, lepszymi rezultatami i trwalszą przewagą konkurencyjną [16].

Wprowadzenie zarządzania projektami na poziomie organizacji jest zadaniem wysoce angażującym zarówno zasoby ludzkie, finansowe oraz wymaga dostosowania struktury organizacyjnej, co może nie być możliwe do przeprowadzenia. Z tego powodu najbardziej uzasadnionym wydaje się w początkowej fazie, przyjęcie projektowego sposobu realizacji poszczególnych przedsięwzięć z założeniem, że projekt to tymczasowa działalność podejmowana w celu osiągnięcia unikatowego rezultatu.

Taka zmiana sposobu organizacji pracy pozwoli na uporządkowanie działań, sprawniejszą komunikację, rzetelną realizację poprzez dokładne zaplanowanie zakresu prac, uwzględnienie ryzyka, zaplanowanie budżetu, opracowanie harmonogramu. Dzięki projektowemu podejściu możliwe będzie wykorzystanie potencjału narzędzi informatycznych, dostępnych w przedsiębiorstwie, coraz większej ilości danych technicznych, ich analizę i wyciąganie wniosków. Pozwoli również na budowanie pamięci przedsiębiorstwa, która jest rozwijana poprzez tworzenie nowej wiedzy, jej efektywne wykorzystanie i odpowiednią archiwizację.

Zarządzanie eksploatacją wodociągów w sytuacjach kryzysowych

Sytuacja kryzysowa odnosi się do sytuacji, które odbiegają od warunków normalnego funkcjonowania systemu eksploatacji wodociągów. Podczas sytuacji kryzysowej może dochodzić np. do zagrożenia życia, zdrowia, powstania dużych strat materialnych. Zalecane jest podejście do zarządzania systemem eksploatacji wodociągów w sytuacji kryzysowej oparte o zarządzanie w normalnych warunkach pracy systemu. W sytuacjach kryzysowych powinny zostać zachowane te same procedury i scenariusze postępowania, które obowiązują w normalnych sytuacjach, dostosowane do skali i zasięgu zdarzenia. Zaleca się powołać zespół zarządzania kryzysowego, który będzie stały, ewentualnie rozbudowywane w zależności od potrzeb w danej sytuacji. Niezbędne jest, aby w zespole był powołany lider. Sam proces zarządzania w sytuacjach kryzysowych powinien obejmować poniższe działania:

–– zapobiegawcze (w szczególności działania prewencyjne),

–– przygotowawcze (plany działań, ograniczające skutki),

–– organizacyjne,

–– likwidacyjne [1].

Podobnie jak w trakcie normalnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, w sytuacjach kryzysowych niezwykle ważna jest komunikacja pomiędzy członkami zespołu kryzysowego. Kluczowym elementem jest tempo podejmowanych działań i zdecydowanie w podejmowaniu decyzji. W tym celu konieczne jest dokładne opracowanie planów postępowań, wyznaczenie krytycznych punktów systemu eksploatacji wodociągów i niezbędnych danych do podjęcia decyzji.

Przedsiębiorstwa wodociągowe są narażone na występowanie różnych sytuacji kryzysowych, m.in. ze strony środowiska naturalnego, działalności antropogenicznej człowieka, celowego działania czy błędu ludzkiego. W przypadku dużych przedsiębiorstw wodociągowych pomimo istnienia procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych, często dochodzi do chaosu informacyjnego, co wydłuża proces podejmowania decyzji.